Wszystko co musisz wiedzieć o prowadzeniu polskiej firmy na terenie Niemiec

Niemiecka gospodarka jest jedną z najszybciej rozwijających się na świecie. Nic więc dziwnego, że wielu Polaków decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej właśnie tam. Takie rozwiązanie często przysparza jednak przedsiębiorcom wiele problemów. Wątpliwymi kwestiami są przede wszystkim podatki oraz szeroko pojęta księgowość. W tym artykule dowiesz się podstawowych rzeczy na temat prowadzenia polskiej firmy na terenie Niemiec.

 

1. REZYDENCJA OGRANICZONA I NIEOGRANICZONA

Co to oznacza i kiedy mówimy, że ktoś jest rezydentem podatkowym danego kraju? 

Aby to jednoznacznie określić, ustalono trzy kryteria; spełnienie co najmniej jednego z nich skutkuje tym, iż podatnik uważany jest za rezydenta podatkowego danego kraju. Jeżeli ktoś jest polskim rezydentem podatkowym, zobowiązany jest do rozliczenia się w Polsce z dochodów niemieckich, jeżeli jest Niemieckim rezydentem, należy swój dochód rozliczyć w Niemczech. 

Podstawowym kryterium to posiadanie w danym kraju tzw. ośrodka interesów życiowych. Na centrum interesów życiowych składa się centrum interesów osobistych, np. rodzina oraz centrum interesów gospodarczych – praca czy działalność gospodarcza.

Jeśli jednak przebywasz na terenie innego kraju więcej niż 183 dni w danym roku podatkowym lub Twój dochód w danym kraju przekracza 90% Twojego ogólnego dochodu, zyskujesz w nim rezydencję podatkową. 

Pracując na jednym adresie dłużej niż 12 miesięcy, staje się on w rozumieniu Art. 5 Abs. 3 DBA naszą siedzibą firmy i tym samym również nabywamy rezydencje w kraju wykonywania usług. 

Termin „siedziba firmy” obejmuje w szczególności:

a) Miejsce zarządu

b) Oddział

c) Biuro

d) Zakład produkcyjny

e) Warsztat 

f) Kopalnię, odwiert naftowy lub gazowy, kamieniołom lub inne miejsce wydobywania surowców naturalnych.

 

Budowa lub miejsce montażu staje się siedziba firmy, tylko wtedy, gdy ich czas trwania przekracza dwanaście miesięcy.

Często się zdarza, że Firmy Polskie przebywające na terenie Niemiec dłużej niż pół roku, rozliczają swoje dochody w Polskim Urzędzie Skarbowym i tam płacą podatek dochodowy. Niemiecki Urząd Skarbowy może nawet kilka lata wstecz nas skontrolować i zarządzać w razie nabycia rezydencji w Niemczech, oddania rozliczenia podatkowego z uzyskanych dochodów. Jeżeli z dochodu tam osiągniętego wyjdzie do zapłaty podatek – będziemy musieli odprowadzić go do Niemieckiego Urzędu Skarbowego. 

Niezwykle istotne jest, aby rozliczać się w odpowiednim państwie.

Do złożenia deklaracji podatkowej w Niemczech, Polski przedsiębiorca potrzebuje zebrać wszystkie rachunki (faktury) za prace wykonane na terenie Niemiec. Przy tym jest ważne, czy faktury były wypisywane na niemiecki numer podatkowy (Steuernummer), czy na NIP EU. W przypadku faktur wystawionych z NIPem Europejskim nie musimy składać deklaracji podatkowej w Niemczech.

Polski przedsiębiorca z podatku dochodowego rozlicza się w Polsce. W Niemczech natomiast musi rozliczyć się z podatku obrotowego. Oczywiście, tylko w przypadku gdy Polska firma jest rezydentem podatkowym w Polsce. Jeżeli jednak jest rezydentem podatkowym w Niemczech, Polski przedsiębiorca obok deklaracji VAT, musi rozliczyć się z podatku dochodowego.

 

3. GDZIE ZGŁOSIĆ SIĘ, ABY OTWORZYĆ FIRMĘ W NIEMCZECH?

Większość Polskich firm przed przystąpieniem do prac związanych z wykonywaniem w Niemczech usług powinna zadeklarować swoje usługi w niemieckim Urzędzie Skarbowym. Wyjątek stanowią tylko te, które rachunki za swoje usługi wystawiają na NIP EU i zachowują Polską rezydencję podatkową.

 Wnioski muszą być kierowane do 4 Urzędów Skarbowych alfabetycznie dla poszczególnych liter: 

⦁ Urząd Skarbowy w Hameln, jeśli nazwisko przedsiębiorcy, nazwa spółki cywilnej lub osoby prawnej zaczyna się od litery A do G

⦁ Urząd Skarbowy w Oranienburg, jeśli nazwisko przedsiębiorcy, nazwa spółki cywilnej lub osoby prawnej zaczyna się od litery H do L

⦁ Urząd Skarbowy w Cottbus, jeśli nazwisko przedsiębiorcy, nazwa spółki cywilnej lub osoby prawnej zaczyna się od litery M do R

⦁ Urząd Skarbowy w Nördlingen, jeśli nazwisko przedsiębiorcy, nazwa spółki cywilnej lub osoby prawnej zaczyna się od litery S do Z

 

Polski przedsiębiorca powinien uzupełnić wniosek (Steuerliche Erfassung)  i podać dane firmy takie jak: 

– wpis do ewidencji działalności gospodarczej,

– wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego,

– numer Regon,

– numer NIP,

– opis działalności przedsiębiorstwa,

– okres w jakim będą wykonywane usługi,

– pozostałe informacje mające wpływ na działalność prowadzoną na terenie Niemiec.

Na podstawie złożonych dokumentów Niemiecki Urząd Skarbowy wydaje zagranicznemu przedsiębiorcy niemiecki numer podatkowy (Steuernummer), który jest obowiązkowy przy prowadzeniu działalności gospodarczej na terenie Niemiec. Co istotne, zgodnie z niemieckim prawem, osoby prowadzące firmę na terenie Niemiec są zobowiązane do prowadzenia zapisów czasu pobytu na terenie Niemiec.

Pamiętaj również o konieczności zgłoszenia pracowników zatrudnionych przez Twoją firmę.

 

4. JAK WYSTAWIAĆ RACHUNKI NA TERENIE NIEMIEC – PRZYKŁADY 

 

1. Polska firma posiadająca NIP europejski wystawia rachunek dla firmy z NIP-em europejskim –  rachunek z VAT 0%
2. Polska firma budowlana posiadająca NIP europejski wystawia rachunek dla firmy niemieckiej. (NIP europejski musi widnieć na fakturze z dwóch stron) – rachunek z VAT 0%
3. Polska firma budowlana posiadająca NIP europejski wystawia rachunek firmie niemieckiej bez NIPu europejskiego. – Polska firma musi złożyć wniosek o nadanie NIP-u niemieckiego. Gdy zostanie on nadany, niemiecka firma budowlana musi przedłożyć oświadczenie, że może przyjąć rachunek zgodnie z paragrafem 13b – Steuerschuldnerschaftsbescheinigung. Ponadto polska firma budowlana musi wykazać niemieckiej firmie Freistellungsbescheinigung – 15% zwolnienie z podatku budowlanego. 
4. Polska firma sprzedaje towar osobie prywatnej w Niemczech. – Jeśli nie jest vatowcem w Polsce, wystawia rachunek w kwocie netto, natomiast jeśli jest VAT-owcem, to nakłada VAT 23%, a następnie odprowadza go w Polsce. 
5. Polska firma sprzedaje towar firmie niemieckiej. – Działa to na tych samych zasadach co w punkcie d. Ponadto, jeśli sprzedaż w Niemczech przekroczy 100 000 tys. euro w ciągu roku, musi on sprzedawać je z niemieckim VAT-em (19%) i odprowadzac go do Niemieckiego Urzedu Skarbowego.
6. Polska firma sprzedaje usługi niemieckiej firmie – Polska firma musi wystąpić do niemieckiego urzędu o NIP i musi on wystawić fakturę z niemieckim NIP-em i 19% VAT-u.
7. Polska firma sprzedaje usługi osobie prywatnej – identyczne zasady co w punkcie f.

 

5. ZASADY ROZLICZEŃ Z NIEMIECKIM URZĘDEM SKARBOWYM

Jeśli pobieramy VAT na terenie Niemiec, należy odprowadzić go do niemieckiego urzędu pod NIP-em niemieckim. 

1. Poniżej 1000 euro w ciągu roku  – rozliczenie roczne
2. Poniżej 7,500 euro – rozliczenie kwartalne
3. Powyżej 7,500 euro – rozliczenie miesięczne

 

6. POSZUKIWANIA BIURA KSIĘGOWEGO

Każdy właściciel działalności gospodarczej, który prowadzi biznes na terenie Niemiec, powinien posiadać księgowość prowadzoną przez biuro niemieckie lub specjalistę w Polsce. Oto kilka wskazówek, które pomogą znaleźć Ci odpowiedniego kandydata: 

⦁ szukaj specjalisty w swojej dziedzinie,

⦁ sprawdź kompetencje  kandydata – zapytaj o radę,

⦁ zrób wywiad środowiskowy – popytaj o opinie wśród znajomych lub innych firm.

 

Dobry księgowy to klucz do dobrze prosperującej firmy. Powinien on utrzymywać stały kontakt z klientem oraz dbać o jego interesy. Niezwykle ważne jest również aktualizowanie wiedzy – prawo w Niemczech zmienia się z roku na rok, dlatego niezwykle istotne jest, aby był na bieżąco.